⚠️ Version provisoire (v1.2) — la version finale est en cours de rédaction avec un avocat spécialisé en protection des renseignements personnels au Québec. Pour toute question urgente, contactez privacy@pekavia.com.

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 2026-08-25 (v1.2)

1. Qui sommes-nous

Pekavia Conseil (« nous », « notre ») est une entreprise québécoise éditrice de la plateforme SaaS Pekavia accessible à https://app.pekavia.com. Nous opérons sous le droit applicable au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP, RLRQ chapitre P-39.1) telle que modernisée par la Loi 25.

2. Renseignements personnels collectés

Nous collectons les catégories suivantes de renseignements personnels :

• Identifiants de compte : adresse courriel, nom, mot de passe (haché avec bcrypt, jamais stocké en clair).
• Métadonnées d'utilisation : date de dernière connexion, adresse IP, user-agent du navigateur (à des fins de sécurité et journal d'audit).
• Contenu utilisateur : organisations, objectifs stratégiques, projets, tâches, indicateurs SMART, commentaires que vous saisissez.
• Communications par courriel : courriels sortants (point du jour) et entrants (réponses au point du jour, requêtes IA par courriel).
• Interactions IA : prompts envoyés à l'IA, réponses reçues, actions appliquées. Les prompts conservés à ce titre sont ceux réellement transmis au fournisseur, c'est-à-dire après le codage décrit à la section 7.
• Consentements : registre horodaté des consentements donnés (CGU, politique de confidentialité, opt-in IA, communications commerciales).

3. Finalités de la collecte

• Fournir et maintenir le service (gestion stratégique de votre organisation)
• Authentifier votre compte et sécuriser l'accès à vos données
• Vous envoyer votre point du jour et les notifications d'activité demandées
• Permettre l'analyse IA de vos données de gestion (avec votre consentement explicite)
• Répondre à vos demandes d'assistance
• Vous envoyer nos nouveautés et nos communications commerciales, si vous y avez consenti
• Respecter nos obligations légales (Loi 25, PIPEDA, fiscalité)

4. Base légale du traitement

Le traitement repose sur votre consentement explicite (LPRPSP art. 14) au moment de l'inscription. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en supprimant votre compte (voir section 9).

Le consentement aux communications commerciales est distinct et facultatif. Il ne conditionne pas l'accès au service. Vous le donnez et le retirez à tout moment dans vos réglages de courriels, sans effet sur votre compte ni sur les courriels nécessaires à son administration.

5. Conservation des données

• Compte actif : conservées tant que votre compte existe.
• Compte supprimé : anonymisation immédiate des identifiants (courriel, nom). Les enregistrements opérationnels (objectifs, projets, tâches que vous avez créés) restent dans les organisations dont vous étiez membre, mais sans rattachement nominatif.
• Logs courriels et IA : 1 an pour audit.
• Registre des incidents de sécurité : 5 ans (obligation légale).

6. Communication à des tiers (sous-processeurs)

Nous utilisons des sous-processeurs pour héberger l'application, stocker les données, envoyer et recevoir des courriels, traiter les paiements et exécuter les analyses IA. La liste à jour, avec le rôle, les catégories de données et le pays de chacun, est publiée sur notre page sous-processeurs. Tous nos sous-processeurs sont liés par contrat (Data Processing Agreement) à des standards de protection des renseignements personnels équivalents.

6 bis. Accès de l'éditeur à vos contenus

Par défaut, Pekavia Conseil n'a aucun accès applicatif aux contenus de votre organisation : ni vos objectifs, ni vos projets, ni vos tâches, ni vos indicateurs, ni l'objet ou le corps de vos courriels. Nos outils d'exploitation ne rendent que des nombres, des identifiants techniques et des horodatages — ils nous permettent de diagnostiquer un incident sans lire ce que vous écrivez.

Lorsque vous nous signalez un problème, un propriétaire de votre organisation peut ouvrir un accès d'assistance depuis vos réglages de confidentialité. Cet accès est en lecture seule, limité dans le temps (3 jours par défaut, 7 jours au maximum), révocable à tout instant, et il n'ouvre jamais les éléments que vous avez classés confidentiels — ceux-là restent fermés à l'éditeur, même avec votre accord. Tant qu'il est actif, un bandeau le signale à tous les membres de votre organisation. Son ouverture, chacune de ses utilisations et sa fermeture sont inscrites dans le journal d'administration de votre organisation, que vous pouvez relire à tout moment.

Indépendamment de cet accès, nos administrateurs conservent la capacité d'agir sur votre compte — forfait, sièges, crédits, réacheminement d'un courriel bloqué — sans accéder à son contenu. Chacun de ces actes est journalisé.

Cette séparation a une limite que nous préférons nommer : notre hébergeur de base de données est techniquement en mesure d'accéder aux données au repos, comme tout hébergeur. Il est lié par contrat et figure sur notre page sous-processeurs.

7. Transferts hors-Québec

Nos sous-processeurs (Vercel, Neon, Anthropic, Stripe, Resend) sont situés aux États-Unis. Nous avons effectué une évaluation préalable conformément à l'article 17 LPRPSP et avons conclu que la combinaison des clauses contractuelles et des mesures techniques (chiffrement en transit et au repos, contrôle d'accès) offre une protection adéquate. Vous serez informé·e de tout changement matériel.

S'agissant du fournisseur des Fonctions IA, une mesure supplémentaire s'applique : les personnes ne lui sont désignées que par un identifiant interne dépourvu de signification. Ni les noms ni les adresses de courriel des membres ne lui sont transmis. Lorsque vous écrivez vous-même le nom d'un collègue dans une réponse par courriel, ce nom est remplacé par un code avant l'envoi, puis rétabli à la réception de la réponse du modèle — la correspondance entre le code et la personne n'existe que sur nos serveurs, le temps de la requête, et n'est jamais conservée. Les adresses de courriel et les numéros de téléphone présents dans un message reçu sont codés de la même façon. Le contenu de gestion lui-même (intitulés d'objectifs, de projets et de tâches, raison sociale de votre organisation) est en revanche transmis tel quel : c'est la matière que le modèle analyse, et sa protection repose sur le contrat qui nous lie au fournisseur.

8. Décisions automatisées

Notre module d'intelligence artificielle peut prendre des décisions de manière exclusivement automatisée (ex: appliquer une mise à jour de statut de tâche suite à votre courriel de réponse). Conformément à l'article 12.1 LPRPSP, vous disposez du droit :

• D'être informé·e de l'existence de tels traitements (signalés dans la page Suivi IA)
• De connaître les raisons et facteurs ayant mené à la décision
• De faire des observations
• De demander la correction des renseignements utilisés
• De refuser/réviser une décision (bouton "Rejeter" sur les propositions IA)

9. Vos droits

Vous disposez en tout temps des droits suivants :

• Droit d'accès : exporter toutes vos données via /settings/privacy (réponse instantanée).
• Droit de correction : modifier directement votre profil, ou faire une demande pour les RP non éditables.
• Droit à l'oubli : supprimer votre compte (anonymisation immédiate des identifiants).
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré (JSON).
• Droit de retirer le consentement à un traitement spécifique (ex: opt-out IA). Pour les communications commerciales, le retrait se fait dans vos réglages de courriels.
• Droit de plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données : chiffrement TLS en transit, chiffrement au repos par les fournisseurs (AWS), authentification bcrypt avec sel par compte, journaux d'audit, contrôle d'accès multi-tenant, vérification des signatures de webhooks (Svix). Voir aussi notre page sécurité (à venir).

11. Notification d'incident

En cas d'incident de confidentialité présentant un « risque sérieux de préjudice » (LPRPSP art. 3.5), nous notifierons sans délai la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, conformément à la loi.

12. Coordonnées du Responsable de la protection des RP

13. Modifications de cette politique

Toute modification matérielle de cette politique sera notifiée aux utilisateurs par courriel et dans l'application avant son entrée en vigueur. Vous serez invité·e à donner un nouveau consentement à votre prochaine connexion.